Kas ir izmaksu pārsniegšana?
Izmaksu pārsniegšana, kas pazīstama arī kā budžeta pārsniegšana, ir scenārijs, kad projekta vai uzņēmuma izmaksām ir tendence pieaugt, nekā bija paredzēts budžetā, un to var izraisīt izmaksu pieaugums nepareizas budžeta plānošanas vai faktisko izmaksu nepietiekamas novērtēšanas dēļ no dažiem neparedzētiem scenārijiem, kas netika ņemti vērā budžeta veidošanas procesā.
Raksturlielumi
- Izmaksu pārsniegšana parasti ir raksturīga infrastruktūras, ēku un IT projektos, kas projekta pabeigšanas posmā saskaras ar daudzām neparedzētām izmaksām.
- To pamatā galvenokārt ir trīs faktori, piemēram, politiski iemesli, psiholoģiski iemesli un tehniski iemesli.
- Galvenokārt tas ir saistīts ar finansējuma trūkumu, koordinācijas trūkumu, neplānotām izmaksām vai projektu aizkavēšanos.
- Tas vienmēr ir neskaidrs, un budžeta plānošana tam pašam nav iespējama. Tiek uzskatīts, ka tas notiek, kad noteiktiem projekta vai biznesa posmiem ir tendence pārsniegt faktiskās budžetā noteiktās izmaksas.
- Izmaksu pārsnieguma mērījums dažādās nozarēs vai uzņēmumos ir atšķirīgs.
Izmaksu pārsniegšanas veidi
# 1 - aplēses
Uzņēmējdarbības izmaksas var tikt nenovērtētas tādu faktoru dēļ kā personīgais aizspriedums un sarežģītās procedūras, kas saistītas ar uzdevuma izpildi. Mēs varam izmantot atsauces klases prognozēšanas metodiku, lai palielinātu izredzes iegūt precīzākus aprēķinus. Problēma ir tā, ka labākās prognozes var izrādīties nepareizas, aprēķinot perfektu tāmi, un tādējādi neparedzētu izdevumu saglabāšana kā daļa no budžeta vienmēr ir laba prakse, lai nākotnē saskartos ar nelabvēlīgiem scenārijiem.
# 2 - risks
Risks var būt jebkurš scenārijs, kuram mēs nevaram piešķirt varbūtību. Tos nevar paredzēt agrāk, un dažkārt tie nav biznesa kontrolē, piemēram, dabas katastrofas, kas var aizkavēt projekta pabeigšanu vai pārdevēja darbību, kas galu galā var kaitēt biznesam. Pareizs riska pārvaldības plāns var palīdzēt uzņēmumam zināmā mērā mazināt risku, taču risks ir galvenais veids, ar kuru jāsaskaras katram biznesam vai projektam.
# 3 - darbības joma
Darbības joma ir noteikta kā gadījumi, kad projektā vai biznesā rodas neuzskaitītas darbības, kas netika iekļautas budžetā vai faktiskajās izmaksās. Tas var notikt, kad vadība turpina projektam pievienot funkcijas, kad tā tiek izstrādāta vai nepieciešama, vai gadījumos, kad projekta komanda kļūst pārāk radoša un sāk nedokumentētu darbību iekļaušanu. Projektu vadība un kontrole galvenokārt tiek veidota tā, lai nepieļautu šādus scenārijus, pastāvīgi pārvērtējot budžetu.
# 4 - izmaksu eskalācija
Izmaksu eskalācija ir vairāk saistīta ar tādiem ekonomiskajiem faktoriem kā inflācija, kas var ietvert konkrētas preces cenas pieaugumu periodā, kas netika ņemts vērā sākotnējā budžetā.
Kā izvairīties no izmaksu pārsniegšanas?
- Tradicionālās metodes ietver tādu projektu vadības rīku kā PRINCE izmantošanu, lai gan rezultāti netiek garantēti.
- Mūsdienu scenārijā mūsdienīgāki rīki un lietojumprogrammas, piemēram, Agile, pārņem tradicionālās metodes, lai palīdzētu uzņēmumiem tikt galā ar izmaksu pārsniegšanu.
- Uzņēmējdarbībai kā vienībai būtu jāplāno proaktīvi un jāiekļauj vairāki scenāriji, kas var izraisīt šādu pārsniegšanu.
- Mēneša vai ceturkšņa prognoze ir obligāta, lai ņemtu vērā faktisko faktoru izmaiņas salīdzinājumā ar budžetu un attiecīgi plānotu.
- Uzņēmumam projekta plānošanas posmā būtu jāpievērš liela uzmanība, jo tas kalpo par pamatu.
- Pārdevēja īres laikā ir rūpīgi jāpārbauda pārdevēja spēja veikt un piegādāt.
- Uzņēmumam jāpielieto prakse izmantot modernus plānošanas rīkus un diagrammas, lai labāk kontrolētu izmaksas.
- Projekta vadītājam ir nepārtraukti jāuzrauga un jākontrolē projekts.
- Projekta vai uzņēmuma ieinteresētās puses vienmēr jāinformē par mainīgajiem scenārijiem, tāpēc viņi atrodas uz vienas lapas, un tādā veidā bizness var izmantot savas zināšanas.
- Cīņa ar darbības jomas upi ir obligāta, un uzņēmumiem ir jāredz, ka viņi paliek sākotnēji plānotajā darbības jomā.
Cēloņi
- Neplānotas izmaksas: neparedzēti scenāriji var izraisīt pāris darbības, kas sākotnēji netika iekļautas plānā vai budžetā. Tas var notikt tehnisku, politisku vai psiholoģisku iemeslu dēļ.
- Komunikācijas pārtraukums : pārpratums starp diviem departamentiem vai iesaistītajiem cilvēkiem var radīt nevajadzīgas izmaksas.
- Izmaiņas projekta darbības sfērā : Pasākums, kas noved pie apjoma strauta, ir viens no galvenajiem iemesliem. Darbības joma ir noteikta kā gadījumi, kad projektā vai biznesā rodas neuzskaitītas darbības, kas netika iekļautas budžetā vai faktiskajās izmaksās.
- Projekta sarežģītības nenovērtēšana: Daži projekta vai uzņēmējdarbības posmi ir tik sarežģīti, ka pareiza budžeta plānošana reizēm ir grūts darbs. Tas, visticamāk, ir saistīts ar lieliem, dārgiem projektiem.
- Nepietiekama finansēšana: finansējums ir katra biznesa vai projekta pamats. Kapitāla trūkums galu galā var izraisīt izmaksu pārsniegšanu, kad projekts vai uzņēmums var saskarties ar krīzi, finansējot viņu kopīgās darbības.
- Līderības pieredzes trūkums: salīdzinoši nepieredzējusi vadība vai neefektīva vadība var izraisīt nepareizu projekta plānošanu un neprecīzu projekta plānošanu. Tādējādi laika gaitā projekts var kļūt par nepareizas budžeta plānošanas upuri un nonākt izmaksu pārsniegšanas gadījumā.
- Ārkārtas rīcības plāna neesamība: Bizness cieš arī tad, ja nav rezerves plānu vai ārkārtas rīcības plānu nenovēršamiem scenārijiem. Rezerves plāns ir obligāts, it īpaši liela mēroga projektiem, jo dažas novirzes no parastajām budžeta izmaksām var maksāt miljoniem.
- Projekta aizkavēšanās: Projekta pabeigšanas kavēšanās no parastās plānotās pabeigšanas galu galā izraisa izmaksu pārsniegšanu, jo tās darbības, kas pārsniedz pabeigšanas termiņu, netika iekļautas budžetā.
Izmaksu pārsniegšanas novēršana
# 1 - Pareiza plānošana
Plānošana kalpo kā pamats katram projektam vai biznesam, un labākais veids, kā novērst izmaksu pārsniegšanu, ir plānot to pirms projekta izpildes. Jo precīzākas ir aplēses, jo lielāka ir iespēja, ka projekts pieturēsies pie sava budžeta.
# 2 - Pārdevēju zināšanas
Pirms viņu pieņemšanas pārdevēji ir rūpīgi jānovērtē. Lai izvairītos no sliktākajiem gadījumiem, projektam un uzņēmumam būtu jāiegūst pilnas zināšanas par viņu iespējām un pieredzi iesniegtajā dokumentācijā. Pirms attiecību nostiprināšanas ar pārdevēju ir nepieciešama pienācīga rūpība.
# 3 - Izvairieties no Scope Creek
Daudzām nepamatotām darbībām nevajadzētu atrast vietu projektā, un biznesam vai projektam jāpaliek sākotnējā projekta apjomā ar minimālu novirzi no plāna.
# 4 - Projekta plānošanas rīka izmantošana
Lai uzraudzītu un kontrolētu projektu, ir jāievieš mūsdienīgi rīki, piemēram, Ganta Excel diagramma vai projekta izsekošanas veidne, lai projekta vadītājs būtu informēts par katru projekta posmu un izmaksu pārsniegšanas iespējām.
Secinājums
Šis ir neizbēgams scenārijs, ar kuru jāsaskaras katram biznesam vai projektam, taču tas, kā to samazināt vai mazināt, ir ļoti atkarīgs no vadības vai projekta vadītāja. Proaktīva pieeja var palīdzēt uzņēmumam samazināt izmaksu pārsniegšanas iespējas, pareizi plānojot un rūpīgi izvērtējot tāmes.
