Kas ir izdevumu pārskats?
Izmaksu pārskats ir definēts kā pārskata veids, kurā dokumentēti izdevumi, kas radušies uzņēmumam vai uzņēmuma darbiniekiem, un to var uzturēt katru mēnesi, ceturksni vai gadu.
Paskaidrojums
- Katrs mazs un vidējs uzņēmums uztur izdevumu pārskatu.
- Šādus ziņojumus sagatavo vidējā līmeņa vadības vai departamenta līmenī.
- To var sadalīt mazākās nodaļās, lai noteiktu, kura uzņēmējdarbības joma vai nodaļa organizācijai izmaksā dārgāk.
- Uzņēmums šādus ziņojumus uztur revīzijas nolūkos.
- Viņi iesniedz šo ziņojumu uzņēmuma augstākajai vadībai. Augstākā vadība izlemj, kurus izdevumus atlīdzināt darbiniekam un kurus ne.
- Pēc tam atlīdzinātos izdevumus izmanto, lai atzītu ar nodokli apliekamo un grāmatvedības peļņu.
Iespējas
- Izmaksu pārskats sastāv no darba devēja izdevumu politikas attiecībā uz saviem darbiniekiem. Tajā ir arī dokumentēta ceļojumu un izklaides politika, saskaņā ar kuru izdevumus darba devējs neatlīdzinās darbiniekam.
- To uztur un sagatavo organizācijas izdevumu un algu nodaļa. Saņemot darbinieka atlīdzības un pieprasījuma veidlapu, viņi ir tie, kas pārbauda detalizētu informāciju par darbinieka veiktajiem izdevumiem, kas dalīti saskaņā ar piemērojamajiem kvītiem un apliecinājumiem, un sagatavo darbinieka gudru ziņojumu.
Kā izveidot pārskatu par izdevumiem?
Dažādām organizācijām, kas darbojas dažādās nozarēs, ir dažādas metodes un veidnes. Tomēr jebkuras organizācijas algu un izdevumu pārskatu departamentam ir jāizveido un jāformulē šādas darbības:
- Algas nodaļai vajadzētu būt attiecīgu organizācijas departamentu apstiprinājumiem par izdevumu politiku.
- Pamatojoties uz piemērojamo politiku, izpildvarai vajadzētu piekļūt tiešsaistes izdevumu ievadīšanas sistēmai vai veikt datu ievadīšanu konsolidētajā Excel.
- Izpilddirektoram jāievada datums, kurā radušies izdevumi.
- Izpilddirektoram jāievada izdevumu summa un jāpiemin attiecīgais pārdevēja nosaukums.
- Pēc ievadītās informācijas pārskatīšanas, kā minēts kvītī, izpildvarai jāiesniedz ziņojums nākamā līmeņa apstiprinājumam.
Izmaksu pārskata piemērs
Izmantosim ABC Inc. piemēru. Darbinieks dodas uz objektu, lai uzklātu jaunu projektu. 2019. gada 23. janvārī darbinieks uzrādīja ēdināšanas izdevumus 200 USD, viesnīcas izmaksas 100 USD un citus. izmaksas 250 USD. 2019. gada 24. janvārī darbinieks ziņoja par izklaides un filmu izdevumiem 130 ASV dolāru apmērā, kopā ar maltītes izdevumiem 230 USD un viesnīcas uzturēšanās izdevumiem 500 USD.
Palīdziet algas vadītājam sagatavot pārskatu par darbinieka uzrādītajiem izdevumiem.
Risinājums:
Sagatavojiet izdevumu pārskatu, kā parādīts zemāk: -
Rezultāti būtu šādi: -
Izdevumu pārskata slejas
Kolonnas parasti sastāv no šādas detaļas:
- Izdevumu rašanās datums.
- Izdevumu veids vai veids;
- Pārdevēja vārds, no kura tika saņemti pakalpojumi vai pirktas preces.
- Izdevumu summas.
- Konta vadītāja vārds, kur tas būtu jāmin un jāmaksā.
- Darbinieku iepriekšēju iesniegumu atskaitīšana un korekcijas;
- Katram konta veidam jābūt starpsummā.
- Kopējā atmaksājamā summa pēc darbinieka pieprasījuma.
Nozīme un izmantošana
Izmaksu pārskati tiek uzturēti, lai palielinātu atbildību par organizācijas tēriņu paradumiem. Šie ir ziņojumi, uz kuriem varētu atsaukties finanšu strīdu un revīzijas darbību gadījumā. Pareizi uzturot un regulāri pārskatot šos pārskatus, jūsu darbinieki regulāri plāno pilnu atbildību, lai bizness būtu finansiāli aizsargāts un dzīvotspējīgs.
Šādi ziņojumi liek gan darbiniekam, gan darba devējam atskaitīties uzņēmumam viņu tēriņu paradumu ziņā. Daži izdevumi ir apliekamo ienākumu atskaitījumi saskaņā ar ienākuma nodokļa likumiem, un tāpēc, lai tos varētu izmantot, lielajām korporācijām ir jāiesniedz konsolidēts pārskats valsts ieņēmumu departamentā. To var iesniegt kā papildu dokumentu, kopā ar nodokļu formās norādot kopējos piemērojamos izdevumus, vienlaikus iesniedzot nodokļus ieņēmumu dienestā.
Ieguvumi
- Izmaksu pārskats ļauj auditoram vieglāk pārbaudīt izdevumu detaļas, kā apgalvo uzņēmums.
- Tas ļauj viņiem pārbaudīt informāciju par izdevumiem, izmantojot kvītis, kas ir pieejamas un pievienotas darbiniekiem.
- Tas stiprina iekšējo kontroli.
- Tajā detalizēti norādīts, kurš izdevumu postenis ir atlīdzināms un kurš neatmaksājams.
- Tirgos ir pieejama daudz IT programmatūras, kas ļauj uzņēmumam sagatavot, formulēt un pielāgot pārskatus.
Trūkumi
- Tie ir piemēroti lielai korporācijai, nevis individuāliem uzņēmējiem un mikrouzņēmumiem.
- Šie pārskati, iespējams, nesakrīt ar kvītiem, kurus darbinieki ir pievienojuši kļūdu dēļ, ievadot informāciju.
- Vienkāršāk sakot, ziņojumi vienmēr ir pakļauti sagrozīšanai un grāmatvedības krāpniecībai.
- Tas palielina administrēšanas izmaksas par priekšmetu apstrādi un regulāru izdevumu posteņu atjaunināšanu pārskatu sistēmā.
- Saskaņā ar izdoto izdevumu politiku ir ļoti grūti uzraudzīt katru izdevumu posteni, ja organizācijas lielums ir ļoti liels.
Secinājums
Izdevumu pārskatus var uzskatīt par pārskatiem, kas izceļ atlīdzināmo izdevumu veidu un neatmaksājamo izdevumu veidu. Izdevumu atlīdzināšana notiek saskaņā ar spēkā esošajiem valsts nodokļu likumiem un darba devēja piemērojamo izdevumu politiku. Tas varētu būt noderīgs lielām organizācijām, kurām parasti ikdienā rodas milzīgi izdevumi, un tā var palīdzēt racionalizēt kopējo procesu.
