Pilna GRN forma - preču saņemšanas piezīme
Pilna GRN forma ir preču saņemšanas piezīme. GRN attiecas uz uzņēmējdarbības dokumentu, kuru klients aizpilda brīdī, kad preces saņem no pārdevēja, lai apstiprinātu visu preču saņemšanu, kā vienojušās iesaistītās puses, un to bieži salīdzina ar pirkuma pasūtījumu (PO ) pirms maksājuma izsniegšanas preču pārdevējam.
GRN iezīmes
Ražošanas un cita veida organizācijās, kur organizatoriskais process ietver preču transportēšanu no vienas vietas uz citu vai transportēšanu no ārpuses uz noliktavu, ļoti svarīga loma ir preču saņemšanas zīmītei. Dažreiz apstrādes laiks var būt lēns, salīdzinot ar parasto, ko var izsekot no preču saņemšanas zīmes.
Viena no svarīgām preču saņemšanas zīmes iezīmēm ir tā, ka, pārvadājot preces uz veikalu, veikala vadītājs ņem šo dokumentu par pierādījumu tam, vai preces atbilst vajadzīgajam daudzumam, vai prasītais daudzums, kā rakstīts piezīmē faktiski saņem vai nē. Tādējādi preču kvīts arī kļūst par pierādījumu un kļūst par revīzijas liecību.
Kas jāiekļauj piezīmē par saņemtajām precēm?
Parasti organizācijā preču kvītis iepriekš izdrukā veikala nodaļa. Tāpēc vadībai būtu pienācīgi jāapmāca tie, kas jāiekļauj preču kvītī. Par svarīgākajām lietām, kas jāiekļauj GRN, ir sagatavots šāds saraksts:
- GRN augšpusē ir norādīts preču piegādātāja vārds.
- Tam seko izsniegšanas datums un laiks, kā arī veikala nodaļas preču saņemšanas datums un laiks.
- Pareiza tās vietas adrese, kur paredzēts transportēt preces, un kur paredzēts piegādāt preces, kopā ar pareizo PIN kodu.
- Pārvadājamo preču apraksts un katra veida produktu daudzums, likme un preču cena.
- GRN beigas veic gan piegādātāja, gan veikala vadītāja un ierēdņa, kuram paredzēts saņemt preces, pilnvarotā personāla paraksts un vārds.
GRN process
GRN process ir šāds:
- Rēķina un izaicinājuma saņemšana un preču izkraušana veikalos.
- Saņemto preču skaita fiziska pārbaude kopā ar preču aprakstu.
- Ja preces tiek apstrīdētas vai tām ir mazs daudzums, sazinās ar piegādātāju, lūdzot iztrūkumu.
- Pēc daudzuma pārbaudes tiek veikts kvalitātes tests.
- Challan apstiprina un nosūta to piegādātājam.
- Pēc iepriekš minētās darbības saņēmēja nodaļa sagatavos GRN 5 eksemplāros. Oriģināls viņiem un atlikušais pirkuma nodaļai, kontu nodaļai, viens veikala vadītājam un viens personai, kas iesniedz pirkuma pieprasījumu.
- Pamatojoties uz to, tiek veikti ieraksti veikalu grāmatās.
Svarīgums
- Jebkurai grāmatvedības nodaļai preču kvīts ir būtisks dokuments, jo tas kalpo grāmatvedības objektivitātes principa mērķim. Jebkurš ieraksts grāmatvedības grāmatās obligāti jāpapildina ar dokumenta formā esošu pierādījumu.
- Turklāt, pirms veicat jebkādu produktu samaksu pārdevējam, preces pārbauda ar GRN. Tāpat organizācijā, lai samazinātu kļūdu un krāpšanas varbūtību, citam jāpārbauda viena cilvēka darbs, un viena persona nav iesaistīta vairāk kā 1 nepārtrauktā procesā. Tādējādi GRN dēļ organizatorisko darbu pārbauda dažādi cilvēki.
- Tā kā faktiskais preču fiziskais daudzums tiek pārbaudīts ar preču kvīti, maksājums tiek veikts tikai par faktiski saņemtajām precēm. Tādējādi tiek novērsta nepareiza samaksa.
- Šis dokuments arī piešķir nozīmīgu lomu piegādātājam. Piegādātājs ar GRN palīdzību var pierādīt, ka preces ir nosūtītas no gala, jo GRN ir oficiāls juridisks dokuments, un to var pieņemt kā pierādījumu tiesā.
Preču saņemšanas piezīme pret preču nosūtīšanas piezīmi
Šīs ir atšķirības starp saņemto preču un preču nosūtīšanas piezīmi:
- Piegādātāja nosūtīšanas nodaļa paaugstina Preču nosūtīšanu (GDN), kamēr pircēja saņēmēja nodaļa sagatavo Preču saņemšanas piezīmi.
- Bez paaugstināta GDN piegādātāja kontu nodaļa nevar izrakstīt rēķinu, savukārt bez GRN pircēja nodaļa nevar veikt maksājumu vai ierakstus grāmatās.
Ieguvumi
Šīs preces priekšrocības, par kurām saņemta piezīme:
- Tas darbojas kā pierādījums auditoriem un tādējādi iekļauts revīzijas liecību procedūrās.
- GRN parāda faktisko saņemto daudzumu, un tādējādi var konstatēt augstāka maksājuma zaudējumu piegādātājiem.
- Tas ir piegādes pierādījums. Tas ir juridiski izpildāms dokuments, un to var iesniegt tiesā.
- Loģistikas komandas personāls kļūst atbildīgs kļūdu vai krāpšanas gadījumā, jo daudzumam vienmēr jāsakrīt ar GRN daudzumu. Komandas starpā tiek radīta atbildības sajūta un modrība.
- Lielāku firmu finanšu departamenti var izmantot šo dokumentu salīdzināšanas nolūkos, cik daudz preču ir pasūtīts un cik daudz faktiski ir saņemts un ierakstīts grāmatās.
Secinājums
GRN ir saīsinājums, ko lieto precēm, kuras saņēma piezīmi. Kā norāda nosaukums, preces saņēma piezīmi par klienta vai pircēja apstiprinājumu par preču saņemšanu no pārdevēja, kuru pircējs aizpilda, kad preces faktiski tiek saņemtas. Tas ir oficiāls juridisks dokuments, un to var pieņemt kā pierādījumu tiesā.
