Grupēt datus programmā Excel
Jo vairāk datu jums būs, jo vairāk neskaidrību tas radīs galīgajā kopsavilkuma lapā. Piemēram, ja ikmēneša pārdošanas pārskatus rāda no dažādām kategorijām un kategoriju ir par daudz, mēs nevaram redzēt pilnu kopsavilkuma skatu vienā loga rāmī. Kad kopsavilkums pārsniedz vairākus loga rāmjus, mums jāritina uz leju vai jāpārvietojas pāri, lai redzētu otra mēneša numurus, tāpēc šādos gadījumos ieteicams grupēt datus. Šajā rakstā mēs parādīsim datu grupēšanas veidus programmā Excel.
Pārāk daudz apakškategorijas rindas elementu var būt pārliecinoši redzēt un ļoti sarežģīti lasīt; tas palielina iespēju nepareizi lasīt. Laba lieta ir Excel elastīgā, un mēs varam sakārtot datus grupai, lai izveidotu precīzu kopsavilkumu, pievienojot PLUS vai MINUS zīmes.
Kā grupēt datus programmā Excel?
1. piemērs
Zemāk ir apkopots ikmēneša pārdošanas kopsavilkums dažādās uzņēmējdarbības kategorijās.
Kā redzat iepriekš, vienas lapas skatījumā mēs varējām redzēt tikai divu mēnešu kopsavilkumu. Lai skatītu citu mēnešu kopsavilkumu, mums jāritina pa labi no lapas, lai redzētu citus atlikušos mēnešus, lai redzētu kopsavilkumu, bet, grupējot datus, mēs varam redzēt vienas lapas skatā, piemēram, zemāk redzamajā.
Labi, ļaujiet man parādīt, kā grupēt pirmā mēneša apakškategoriju sadalījumu.
- 1. solis: atlasiet kolonnas, kas mums jāsagrupē; šajā piemērā mums ir jāgrupē apakškategoriju sadalījuma kolonnas un jāredz vienīgais mēneša kopsumma, tāpēc mums jāatlasa tikai apakškategoriju kolonnas.
- 2. solis: pēc kolonnu izvēles grupā dodieties uz cilni Dati; cilnes Dati kontūras kategorijā mums ir opcija “Grupa”.
- 3. darbība: Excel sadaļā “Group” noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta un atkal izvēlieties “Group”.
Tiklīdz esat izvēlējies opciju “Grupa”, mēs varam redzēt, ka atlasītās kolonnas ir sagrupētas kopā.
Noklikšķiniet uz ikonas “Mīnus”, lai redzētu tikai “Jan” mēneša kopsummu.
- 4. darbība. Līdzīgi atlasiet otrā mēneša slejas “Feb” un grupējiet datus.
- 5. solis: viens padoms ir tas, ka cilnē DATI nav katru reizi jānoklikšķina uz opcijas “Grupa”; drīzāk, kad pirmā mēneša grupēšana ir beigusies, atlasiet otrā mēneša kolonnu un nospiežot taustiņu F4, lai vēlreiz atkārtotu iepriekšējo uzdevumu.
Tāpat kā šis atkārtojums, katra mēneša darbības datu grupēšanai.
Tātad, kad mēs vēlamies redzēt konkrētā mēneša apakškategoriju sadalījumu, mums vienkārši jānoklikšķina uz ikonas PLUS, lai izvērstu grupēto kolonnu skatu.
Piemēram, ja es vēlos redzēt “Mar” mēneša apakškategorijas sadalījuma vērtības, mums jānoklikšķina uz ikonas “PLUS”.
Lai grupētu kolonnas, noklikšķiniet uz mīnusa zīmes.
2. piemērs - īsinājumtaustiņš datu grupēšanai
Īsceļš ir veids, kā palielināt Excel produktivitāti, tāpēc grupējiet datus, lai būtu īsinājumtaustiņš.
Atlasīto grupas datu īsinājumtaustiņš ir ALT + SHIFT + bultiņa pa labi.
- 1. solis: Vispirms atlasiet grupējamās kolonnas.
- 2. solis: Tagad nospiediet īsinājumtaustiņu ALT + SHIFT + bultiņa pa labi.
3. piemērs - ātri apskatiet sakļautos (izvērstos) un sagrupētos datus
Kā mēs to darījām iepriekš, mēs varam sagrupēt datus, lai programmā Excel apskatītu vienas lapas kopsavilkumu vai viena loga rāmja kopsavilkumu. Grupējot datus darblapas augšējā kreisajā stūrī, mēs varam redzēt līmeņa pogas.
Noklikšķinot uz pirmā līmeņa pogas, ti, “1”, mēs varam redzēt “Grupētos” datus; noklikšķinot uz līmeņa pogas “2”, mēs varam redzēt izvērstos datus.
Atceramās lietas
- Grupēšana ir veids, kā parādīt tikai galvenos datus.
- Grupējot Excel datus, mums jāizvēlas visas datu kolonnas, kas mums jāgrupē, un jāatstāj kolonna, kas ir jāredz.
- Īsinājumtaustiņš atlasīto datu kolonnu grupēšanai ir ALT + SHIFT + bultiņa pa labi.
