Kas ir avansu sistēma?
Avansu sistēma ir finanšu uzskaites sistēmas veids, kas paredzēts skaidras naudas izmantošanas izsekošanai un dokumentēšanai. Visizplatītākais piemērs ir sīkas naudas sistēma, kurā tiek uzskaitīti visi sīkie skaidras naudas darījumi, lai fondā saglabātu līdzsvaru, kas ir vienāds ar fondā atlikušo sīkās naudas ieņēmumu un papildu naudas kopsummu.
Piemēri
A Ltd cenšas izveidot rezervi visu sīko skaidras naudas darījumu uzturēšanai. Kā SIA administratīvā nodaļa vadiet to pašu ar oficiālajām procedūrām, ar kuru palīdzību tā var izveidot nelielu naudas fondu. Sīkās naudas avansu sistēma ir viens no visizplatītākajiem avansu sistēmas veidiem, ko izmanto sīku darījumu reģistrēšanai laikā, kad lietotājiem ir neērti vai nepraktiski samazināt čekus.
Nelielās naudas kontos parasti tiek glabāta iepriekš noteikta skaidras naudas summa, ko var izmantot dažādiem mērķiem, piemēram, darbinieku izdevumu atlīdzināšanai, nelielu izdevumu apmaksai utt. SIA var izveidot sīkas naudas fondu, atzīstot un reģistrējot visus sīkās skaidras naudas darījumus ar šādu darbību palīdzību-
- Sīkas naudas fonda izveidei tiek piešķirta iepriekš noteikta skaidras naudas summa. Šis konts tiek atsevišķi reģistrēts organizācijas galvenajā grāmatā.
- Nākamajā solī uzņēmumam jāidentificē visi nominālie izdevumi, kas tiek apmaksāti ar skaidru naudu, un attiecīgi visi dokumentēti sistēmā ar kvītīm.
- Lai saglabātu iepriekš noteiktu līdzsvaru, uzņēmumam laiku pa laikam jāpapildina savs sīkais naudas fonds.
- Uzņēmumam regulāri jāuzrauga sīkās naudas fonds, lai nepastāvētu nekādas neatbilstības starp paredzamo naudas summu un faktisko naudas summu.
- Administratīvajai nodaļai jāveic atbilstošs izmeklēšanas process, ja tā konstatē neatbilstības.
Avansu sistēmas priekšrocības
# 1 - krāpšanas atklāšana
Sistēma Imprest novērš neautorizētu tēriņu iespējas, jo līdzekļi ir paredzēti iepriekš noteiktiem mērķiem. Tas savukārt ievērojami atvieglo izdevumu izsekošanu un ziņo par neatbilstībām, kas galu galā palīdz atklāt un drīzāk novērst krāpšanas iespējas.
# 2 - kļūdu samazināšana
Kasieris regulāri pārbauda sīkās kases grāmatu un, ja tajā ir kāda kļūda vai kļūdas, to pašu var viegli izsekot un novērst.
# 3 - sīko izdevumu regulēšana
Nelielie izdevumi tiek pārvaldīti, izmantojot avansu sistēmas noteiktos ierobežojumus, kas padara sīko kasieri gandrīz neiespējamu tērēt vairāk nekā kontā pieejamā sīkā nauda.
# 4 - samazina galvenā kasiera slogu
Sīko kases grāmata atbrīvo gan kases grāmatu, gan galveno kasieri no sīko un nominālo izdevumu reģistrēšanas sloga.
# 5 - vienkārša un ātra metode
Salīdzinot ar citām metodēm, tas ir pārāk ātri, vienkārši, ērti un ērti vienlaikus. Metodi var ātri izmantot, lai nodrošinātu līdzekļus darbinieku pirkumiem. Tā ir viena no labākajām metodēm, kas pazīstama nominālo pirkumu veikšanai.
# 6 - Vienkārša samierināšanās
Arī sīkās kases grāmatas samierināšana ir vienkārša un nesarežģīta.
Avansu sistēmas trūkumi
# 1 - novecojusi sistēma
Sīko kases grāmata ir lielā mērā novecojusi un neefektīva sistēma, un tā nepilda uzņēmuma pašreizējo prasību vajadzības un cerības. Tagad uzņēmumiem ir pieejamas labākas alternatīvas, piemēram, priekšapmaksas kartes, kas ir īpaši izstrādātas, paturot prātā mūsdienu vajadzības un prasības.
# 2 - neērti lielākiem izdevumiem
Viens no galvenajiem Imprest sistēmas izmantošanas trūkumiem ir tas, ka tas rada milzīgas neērtības lielākiem izdevumiem. Sistēma ir ļoti saderīga un ērta mazākiem izdevumiem, savukārt pretēja lielākiem izdevumiem.
# 3 - Grāmatvedības kļūdas
Tā kā nav sekundāras dokumentācijas sistēmas, lai izsekotu nominālos skaidras naudas izdevumus, nevar noliegt grāmatvedības kļūdu iespējamību sīkās kases sistēmā.
# 4 - pārtēriņš
Neievērojot izdevumu limitus katram nominālajam darījumam, organizācija pat var tikt pakļauta pārmērīgiem tēriņiem.
# 5 - zādzība
Ja nav atbilstošas kontroles, darbinieki var ļaunprātīgi izmantot uzņēmuma sīko kases kontu, un būs grūti noteikt, kurš izņēma skaidru naudu.
# 6 - piesavināšanās
Ja nav atbilstošas kontroles, pastāv lielas iespējas, ka uzņēmuma darbinieki to piesavinās, jo sīkā nauda ir likvīds aktīvs.
Svarīgi punkti
- Parasti sīkos naudas līdzekļus uzrauga glabātāji, kas palīdz rīkoties ar kontiem un izsniedz skaidru naudu uzņēmuma darbiniekiem. Pretī pēdējā iesniedz kvītis, kas ir pilnībā saistītas ar uzņēmējdarbību.
- Nelieli naudas līdzekļi tiek izveidoti ar iepriekš noteiktu summu, un tas pats tiek attiecīgi reģistrēts uzņēmuma virsgrāmatā.
- Organizācijas administratīvais departaments ir atbildīgs par sīknaudas grāmatas uzturēšanu.
- Visi izdevumi, kas tiek maksāti no sīkiem naudas līdzekļiem, obligāti jādokumentē kopā ar kvītīm.
- Avansu sistēmu var izmantot arī, lai segtu darbinieku algas, dividendes, stimulus, prēmijas, atlīdzības un ceļa izdevumus.
Secinājums
- Nelielais naudas konts ir plaši izmantota Imprest sistēma, kurā tiek reģistrēti nominālie izdevumi. Nelielā kases sistēma ir vienkārša un lietotājam draudzīga metode, kas ļauj papildināt visus izdevumus. Iepriekš minētā sistēma var palīdzēt organizācijai daudzos veidos.
- Organizācijas var izmantot sīknaudas sistēmu kļūdu samazināšanai, krāpšanas novēršanai, sīko izdevumu kontrolei, vecāko kasieru sloga samazināšanai un vēl.
- Bet sistēmas Imprest lietotājiem ir jāapzinās arī tās daudzie trūkumi, piemēram, zādzības, piesavināšanās, pārtēriņa iespējas utt. Un attiecīgi jāizmanto tas pats. Tāpēc organizācijām ir jāizstrādā politikas kopums, kas nosaka, kā rīkoties ar skaidru naudu, lai izvairītos no visām saistītajām problēmām.
