Excel darba sadalījuma struktūra
Darbu sadalījuma struktūra (WBS) programmā Excel tiek izmantota, lai vizuāli attēlotu dažādu uzdevumu un projekta darbību pasūtīšanu, resursu grafiku projekta plānošanas laikā. Tas ļauj mums sadalīt vai sadalīt projektu vieglāk pārvaldāmās daļās, klasificējot projekta uzdevumus notikumu hierarhijā, kas tālāk tiek sadalīta virknē uzdevumu, kuru izpilde nav atkarīga no cita uzdevuma. Tāpat to izmanto, lai piešķirtu atbilstošu aprīkojumu, izmaksas, materiālus, darbaspēku un laika ilgumu katra uzdevuma izpildei.
Kā programmā Excel izveidot darba sadalījuma struktūru?
1. piemērs
Programmā Excel ir pieejamas veidnes, kas paredzētas darba sadalījuma veidnēm. Izmantojot šīs veidnes, mēs varam izveidot divu veidu darba sadalījuma struktūru:
Koka struktūra
Šī struktūra izskatās šādi:
Tabulas skats
Tas izskatās šādi:
1. solis: ievākt datu apkopošanu
Pirms WBS izveidošanas ir nepieciešamas vairākas ievades. WBS ievadi sastāv no:
- Projekta darbības jomas paziņojums: Šis ir detalizēts projekta uzdevumu un rezultātu apraksts
- Prasību paziņojums: Šis ir detalizēts sniegtā rezultāta apraksts
- Organizācijas procesa aktīvi: tajā ietilpst politikas, vadlīnijas, veidnes, procedūras, organizācijas plāni
- Projekta darbības jomas pārvaldības plāns: Šis ir dokuments, kas palīdz saprast, kā var tikt veiktas izmaiņas projekta darbības jomā
2. solis: komandas un ieinteresēto personu pulcēšana
Šis solis ir saistīts ar to, kas var palīdzēt izveidot WBS. Tas prasa sadarbību ar komandas locekļiem. Piemēram, komandas locekļi var palīdzēt pierakstīt visus projekta pabeigšanas uzdevumus.
3. solis: WBS attēlojuma un pieejas noteikšana
Attēls var būt tabulas skats vai koka struktūra, kā aprakstīts iepriekš. Piemēram, konkrētam projektam divi WBS viedokļi ir šādi:
4. solis: galveno rezultātu un līmeņu noteikšana
Tas ietver galveno rezultātu sadalīšanu papildu komponentos un līmeņos. WBS ir trīs līmeņi. Pirmais ir pabeigts projekts, otrais ietver visus projekta pabeigšanai nepieciešamos rezultātus, bet trešais - rezultātu sadalīšanu vai sadalīšanu mazākās daļās, piemēram, darba paketēs. Darba paketēm ir pievienots noteikums, ti, tās nedrīkst pabeigt mazāk kā 8 vai vairāk nekā 80 stundas. Šis 8/80 noteikums tiek piemērots tikai darba paketēm, jo šie ir elementi, kas tiek piešķirti komandas loceklim kopā ar piešķirto termiņu.
5. solis: 100% likums
Šis noteikums nosaka, ka katram WBS sadalījuma līmenim ir jābūt visiem piegādājamajiem elementiem, kas simtprocentīgi pārstāv tā sākotnējo piegādi. Šis noteikums ir būtisks, lai nodrošinātu, ka nav dublikātu. Šim nolūkam ir jānodrošina, ka visu WBS rezultātu kopsumma sasniedz 100% no visa projekta. Lai iegūtu optimālus rezultātus, visiem apakšlīmeņiem jāpiemēro 100%.
6. solis: numerācijas shēma
Pēc WBS komponentu noteikšanas katram komponentam jāpiešķir skaitlis, ko var saukt par WBS ID. Tas apzīmē vietu WBS struktūrā, kurā atrodas katrs WBS līmenis. Pirmajā līmenī pirmajam skaitlim vai ID jābūt 1, un sekojošie komponenti numurēti pēc tam secīgi. Piemēram, pirmajam apakšlīmeņa elementam tiktu piešķirts 1.1, citiem apakšlīmeņa elementiem - 1.1.1. 1.2 tiktu piešķirts citam pirmā līmeņa apakšelementam.
7. solis: WBS vārdnīca
Šis ir dokuments, kurā aprakstīti visi WBS elementi.
Tātad pēc visām šīm darbībām WBS veidnei vajadzētu būt šādai:
Uzdevumu aprakstus var atkāpties vai nu manuāli, izmantojot cilnes Sākums pogas Indent, vai arī izmantojot nosacītu formatējumu. Vēl viena pieeja varētu būt tāda saraksta izveide, kurā numerācijas shēma arī ir daļa no uzdevuma apraksta, lai nebūtu nepieciešama papildu atkāpe.
2. piemērs
Sadalot projektu, mēs tagad iestatījām programmu Excel, lai piekļūtu datiem vai saņemtu tos. Tagad ļaujiet mums redzēt zemāk, kā mēs varam izveidot vienu šādu veidni programmā Excel:
1. darbība: augšpusē izveidojiet tālāk norādītās kolonnas:
- Uzdevuma ID
- Uzdevuma apraksts
- Priekšgājējs
- Īpašnieks
- Loma
- % Pabeigšana
- Sākuma datums
- Beigu datums
- Piegādāt uz
2. solis: Pēc šo kolonnu izveides šūnas ir jāformatē. Pirmkārt, mēs formatējam šūnas uzdevuma ID. Lai to formatētu, vispirms mēs izceļam kolonnu, kas paredzēta uzdevuma ID numuriem, noklikšķinot uz burta kolonnas augšdaļā. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītās kolonnas un pēc tam atlasiet 'Format Cells' -> 'Number' un iestatiet decimālzīmes uz 1. Pēc tam mēs formatēsim kolonnu: Priekšgājējs, kas izsekos atkarībā no uzdevuma. Tas ir jāiestata tāpat kā “Uzdevuma ID”. Lai pieņemtu ievadītos datumus, ir jāiestata “Sākuma datums” un “Beigu datums”.
3. solis: ievadiet datus.
4. solis. Tālāk mēs varam izmantot nosacītu formatējumu dažādiem uzdevumiem, piemēram, teiksim, ka vēlamies izcelt uzdevumus, kas saistīti ar konkrētu piegādājamu vai piešķirti konkrētam dalībniekam, vai uzdevumus, kas jāveic noteiktā laika diapazonā
5. solis: Mēs varam redzēt arī funkciju “datu josla”, kas pārstāv kolonnu, piemēram, “% Pabeigt grafiski”. Šai funkcijai var piekļūt nolaižamajā izvēlnē “Nosacījuma formatēšana”.
Atceramās lietas
- Lai izveidotu efektīvu WBS, būtu jālieto vārdi, nevis darbības vārdi, lai koncentrētos uz rezultātiem.
- Hierarhija vai koku struktūra būtu jāizmanto, lai ilustrētu rezultātu saistību ar projekta darbības jomu.
- Izpētot WBS līmeni, jāievēro 100% likums.
- WBS jāveido sadarbībā ar visiem dalībniekiem.
- WBS augstākais līmenis ir galīgais projekts.
- Katra uzdevuma ilgums nedrīkst pārsniegt 10 dienas.
- Katram uzdevumam jābūt unikālam, un tajā nedrīkst būt dublikātu.
- Tas var palīdzēt detalizēti aprēķināt izmaksas.
