Kas ir grāmatvedības procedūra?
Grāmatvedības procedūra ir definēta kā standartizēta procesa process, kas veic noteiktu grāmatvedības funkciju, kas paredzēta labākas riska pārvaldības politikas iekļaušanai, lai šīs funkcijas tiktu izpildītas produktīvāk un efektīvāk. Grāmatvedības nodaļa veic vairākas funkcijas, piemēram, veic rēķinu izrakstīšanu saviem klientiem, sniedz rēķinus piegādātājiem, veic bankas saskaņošanu, un tāpēc šādiem uzdevumiem parasti ir vajadzīgas visaptverošas un racionalizētas procedūras.
Grāmatvedības procedūras raksturojums
# 1 - Finanšu informācijas vākšana
Tas sākas ar finanšu dokumentu vākšanu. Apkopoto informāciju var reģistrēt un uzturēt, izmantojot fizisko režīmu vai elektrisko režīmu. Kases aparātu lentes, ienākošie rēķini, kvītis, algu uzskaite, ceļa kvītis un veidlapas kopā ar rēķiniem ir finanšu dokumentu piemēri.
# 2 - konta saskaņošana un verifikācija
Pēc pieteikšanās sistēmā grāmatveži pārbauda finanšu informāciju, izmantojot pieejamos pierādījumus. Kontu saskaņošana un iekšējā, kā arī ārējā atskaite tiek veikta saskaņā ar noteiktajām grāmatvedības procedūrām. Šīs procedūras jāprojektē un jākonstruē tā, lai tajā reģistrētu derīgu, objektīvu un precīzu informāciju. Procedūrām jābūt konsekventām un salīdzināmām.
Grāmatvedības procedūru piemēri
1. piemērs
Labākais piemērs, lai aprakstītu iepriekš minēto, ir krājumu novērtēšana. Kad ir noteikts, ka krājumi ir jāreģistrē un jāvērtē, izmantojot pirmās iekasēšanas inventarizācijas metodi, to nevajadzētu mainīt uz citu alternatīvu vērtēšanas metodi, piemēram, uz LIFO krājumu metodi vai vidējās svērtās metodes.
2. piemērs
Cits piemērs varētu būt norēķinu procedūras, kurās rēķinus parasti izsniedz klientiem. Tas ietver trīs plašus uzdevumus, proti, informācijas vākšanu rēķiniem, rēķinu izveidošanu un to izsniegšanu klientiem. Personas, kas atbildīgas par norēķinu procesu, var pārskatīt ikdienas norēķinu informāciju un pārbaudīt cenas, lai apstrādātu pasūtījumu. Kad pārskatīšanas darbība ir pabeigta, tā var lūgt sistēmu izdrukāt rēķinus partijā un pēc tam šādus izdrukātos rēķinus nosūtīt uz norēķinu adresi.
3. piemērs
Darbinieku algas noteikšana ir vēl viens piemērs. Algas izpilddirektors var apkopot šādu informāciju, piemēram, darba laika uzskaites tabulas, kurās viņi var pārskatīt un apstiprināt darba laika uzskaites tabulas, lai reģistrētu darbinieku pavadītās stundas, veicot minēto uzdevumu. Strādājošajiem uzdevumiem tiek piemērota atbilstošā algas likme, un to, savukārt, izmanto, lai noteiktu bruto darba samaksu un neto atalgojumu pēc nodokļu atskaitījumiem.
4. piemērs
Cits piemērs ir pamatlīdzekļu nolietojuma aprēķināšana. Pamatojoties uz ziņošanas prasībām par nodokļiem vai grāmatvedības vajadzībām, var noteikt MACRS nolietojuma vai lineārās nolietojuma metodes pieņemšanu, lai noteiktu aktīva nolietojuma izdevumus.
Priekšrocības
- IT palīdz lēmumu pieņemšanas procesā, jo tas nodrošina sistēmu un efektīvu darba sadalījumu starp grāmatvedības nodaļām.
- Dažādām grāmatvedības procedūrām nepieciešama dažāda līmeņa specializācija un prasmes, lai informāciju ierakstītu grāmatvedības sistēmās.
- Tas palīdz reģistrēt finanšu un nefinanšu rakstura informāciju.
- Tas nodrošina, ka ierakstīto informāciju var savstarpēji pārbaudīt. Tas palīdz padarīt vienveidīgus finanšu pārskatus un tos varētu izmantot nozares analīzei.
- Pareizo grāmatvedības procedūru izmantošana nodrošina efektivitāti un laika ietaupījumu attiecībā uz informācijas ierakstīšanu sistēmā.
- Tas nodrošina biznesa uzskaites uzturēšanu hronoloģiskā secībā.
- Tas nodrošina, ka bizness ievēro visas likumu un normatīvo aktu prasības.
Trūkumi
- Saskaņā ar grāmatvedības procedūrām uzturētos un veidotos kontus var viegli manipulēt, ja procesi netiek pārskatīti atbilstoši pašreizējām piemērojamajām vadlīnijām, kas noteiktas saskaņā ar grāmatvedības standartiem un juridisko atbilstību.
- Informācija, kas tiek dalīta un sagatavota, izmantojot pieņemtas procedūras, var būt neobjektīva cilvēku kļūdu un spriedumu dēļ.
- Grāmatvedības principu neievērošana procedūrās var izraisīt nepareizu informācijas reģistrēšanu.
- Tas palīdz sadalīt darbu starp dažādām nodaļām. Tomēr tas arī rada nevajadzīgas silos, kas savukārt rada grūtības finanšu informācijas saskaņošanas procesā.
Secinājums
Grāmatvedības procedūras ir uzdevumu vai procesu kopums, kas palīdz grāmatvedības nodaļai racionalizēt un veikt noderīgas grāmatvedības funkcijas. Tas nodrošina labāku informācijas pārvaldību, palielinot pārredzamību un precīzu faktu ziņošanu. Pareiza un precīza grāmatvedības procedūra palīdz sagatavot noderīgus un precīzus finanšu pārskatus.
