Kas ir vadība pēc izņēmuma?
Vadība pēc izņēmuma ir biznesa vadības stratēģija, kas nosaka, ka vadītājiem un uzraugiem jāpārbauda, jāizpēta un jāizstrādā risinājumi tikai tiem jautājumiem, kuros ir novirze no noteiktajiem standartiem, normām, uzņēmējdarbības prakses vai citiem finanšu mērķiem, piemēram, peļņas novirze, kvalitātes jautājumi, infrastruktūras jautājumi utt., nevis pārbauda un nodarbojas ar katru ikdienas uzņēmējdarbību.
Paskaidrojums
Vadība pēc izņēmuma ir situācijas pamanīšanas un ziņošanas vadībai sistēma tikai gadījumā, ja pastāv faktiska prasība pēc vadītāja līmeņa darbiniekiem. Galvenais mērķis ir izmantot vadības laiku visefektīvākajā un labākajā iespējamajā veidā, iesaistot tos tikai tad, ja ir būtiska novirze no ikdienas vai parastajiem biznesa rezultātiem.
Rezultātā viņiem būs vairāk laika izskatīt svarīgu jautājumu, kas saistīts ar lielām atšķirībām, un viņi var dot visu iespējamo, lai precīzi pielāgotu problēmu, savukārt citas mazsvarīgas lietas zemākā līmeņa darbinieki var risināt tieši. Tas palīdz vadībai atklāt un novērst šķēršļus, kuriem nepieciešama lēmumu pieņemšana, un veikt labākās piemērotās darbības. Šajā sistēmā vadībai tiek sniegts kodolīgs, nemainīgs salīdzinošs, pilnīgs detalizēts ziņojums, kas aptver visus jautājuma galvenos aspektus.
Kā tas darbojas?
Pārvalde ar izņēmumu darbojas šādos posmos:
# 1 - mērījumu fāze
Šajā izņēmuma kārtā pirmajā vadības posmā tiek apkopoti un novērtēti dati par uzņēmējdarbību, kas ietver visu pieejamo ieguldījumu veiktspējas mērīšanu, sākot no centieniem, kas tiek izmantoti uzņēmējdarbības mērķu sasniegšanai, tā optimizāciju, naudas plūsmu, kā tiek izmantoti finanšu resursi izmanto pakalpojumu sniegšanai vai preču ražošanai peļņas gūšanai, izejvielu izmantošanai un izšķērdēšanai un tās ekonomikai, pērkot, apstrādājot un uzglabājot līdz gatavo preču piegādei.
Šī visa informācija ietver gandrīz visus faktorus, kas tiek izmantoti skaitliski izsakāmiem mērījumiem, piemēram, laika standartu, krājumu datu, bilances datu, gatavo preču pārbaudes rezultātu, pārdošanai pieejamo krājumu, mašīnu izmantošanas datu, apgrozāmo līdzekļu utt.
# 2 - projekcijas fāze
Šajā posmā tiek pārbaudīti izmantotie mērījumi, kas ir noderīgi biznesa mērķu sasniegšanai. Balstoties uz vēsturiskiem datiem, tiek sagatavotas prognozes, izmantojot tādas statistikas zināšanas kā nozīmīgums, varbūtība, ticamība, standartnovirze, izlases lielums, korelācija. Pēc tam plāni tiek izstrādāti atbilstoši prognozei. Pašreizējā scenārijā tiek pilnībā pārbaudīta pilnīga prognožu stratēģija, ņemot vērā visus iespējamos rezultātus, piemēram, procedūras un pašreizējo politiku, aprīkojuma un personāla iespējas un atbilstību, organizācijas struktūru utt. Ja nepieciešams, plānus var grozīt.
# 3 - atlases fāze
Šajā fāzē pēc visu plānu rūpīgas pārbaudes tiek izvēlēts un ieviests labākais. Attiecīgi tiek pieņemta sistēma, kas pēc vadības domām ir vislabākā biznesa mērķu sasniegšanai.
# 4 - novērošanas fāze
Šajā posmā periodiski tiek uzraudzīts izvēlētā procesa un stratēģijas progress un veiktspēja. Sistēmai jābūt tādām īpašībām kā automātiskai, uzticamai un piemērotai. Atbilstība šeit nozīmē, ka datiem jābūt precīziem, ne pārāk lieliem, ne pārāk maziem, tiem jābūt līdz atzīmei, kurā ir visa nepieciešamā informācija.
# 5 - salīdzināšanas fāze
Šajā posmā darba gaita tiek novērtēta un salīdzināta ar iepriekš izstrādātu ceļa karti, lai identificētu novirzes, ja tādas ir. Atkarībā no novirzes rakstura tā tiek klasificēta kā galvenā, nelielā novirze vai jebkura cita šāda veida novirze.
# 6 - darbības fāze
Pamatojoties uz salīdzināšanas fāzē konstatēto novirzi, tiek izstrādāti turpmākie darbības punkti. Stratēģijas tiek īstenotas ar mērķi panākt jaudu un veiktspēju vēlamajā līmenī vai veikt izmaiņas prognozē, lai nodrošinātu optimālu sniegumu.
Pārvaldība ar izņēmuma piemēriem
Finanšu piemērs: Henry Inc. galvenais finanšu kontrolieris (CFC) ir cieši saistīts ar dažādiem darbiem, sapulcēm un citiem uzdevumiem. Lai samazinātu viņa darba slogu, vadība vienu reizi pēc rūpīgas analīzes ir izstrādājusi, ievērojot noteiktas robežas, kuras pārsniedzot, par jautājumu ir jāziņo CFC un nepieciešama tās iepriekšēja apstiprināšana:
ABP pārdošanas un izdevumi bija USD 8,00 000 un USD 6,00 000, savukārt faktiskie pārdošanas un izdevumi bija USD 6,00 000 un 3,00 000. Nosakiet, vai par šo jautājumu ir jāziņo CFC?
Risinājums:
- Ieņēmumi: Faktiskie ieņēmumi ir USD 6,00 000, kas ir vairāk nekā 50% no ABP (USD 8,00 000 x 50%, ti, USD 4,00 000). Arī vairāk nekā USD 5,00 000. Tāpēc par šo materiālu CFC netiks ziņots, jo nav izpildīti nosacījumi.
- Izdevumi: Faktiskie izdevumi ir USD 3,00 000, kas ir vairāk nekā 40% no ABP (USD 6,00 000 x 40%, ti, 2,40 000) un ir pārsnieguši arī USD 2 500 000 robežu, šeit jautājums kļūst izšķirošs un par to jāziņo CFC turpmākai analīzei un lēmumu pieņemšanai par korekciju un saskaņošanu ar noteiktajiem standartiem.
Vadība pēc izņēmuma vs pasīvā vadība pēc izņēmuma
Aktīva vadība pēc izņēmuma ir gadījums, kad vadība iepriekš ir aktīva, lai risinātu situācijas, palīdzot problēmu risināšanā, un reāllaikā piedalās visās aktivitātēs un seko tam, ko viņa darbinieki dara, lai pārvarētu kļūdas pirms to rašanās.
Otrais ir pasīvā vadība pēc izņēmuma, kad vadība pārtrauc tikai tad, kad nav sasniegti vēlamie mērķi un jāveic izmaiņas plānošanā, un ir nepieciešamas koriģējošas darbības. Šī metode parasti darbojas tikai gadījumā, ja notiek neparasts notikums. Katrai metodei ir sava nozīme, un vienu no tām var izvēlēties, pamatojoties uz biznesa prasībām.
Pasīvā pieeja ir noderīga uzņēmumiem, kuru vide ir relaksēta, un darbiniekiem, kuri saprot savas lomas un pienākumus. Tas var palīdzēt veicināt darbinieku morāli un būt neatkarīgiem. Lai gan aktīvu pieeju var izmantot mazāk uzmanīgs, jauns topošs darbinieks ar zemāku personālu, stingrāka organizācija, jo viņiem ir vajadzīgas pakāpeniskas vadlīnijas, lai pabeigtu darbu.
Priekšrocības
- Tas palīdz pēc iespējas labāk izmantot laiku, jo vadītājiem tiek lūgts atrisināt problēmas tikai izšķirošos līmeņos.
- Tā kā vadītāji ir brīvi no ikdienas darba, viņi var koncentrēti ieguldīt enerģiju kritisku problēmu risināšanā.
- Ierobežotās slodzes dēļ vadītājiem var veikt detalizētu veicamā darba analīzi.
- Vadības darbības un kontroli palielina vadība ar izņēmumu.
- Tas palīdz viegli piekļūt pagātnes tendencēm un vecajam darbam.
- Tas paredz vadības iespējas un problēmas, kas var rasties nākotnē.
- Šajā procesā tiek iesaistīti gan kvalitatīvi, gan kvantitatīvi centieni.
- Tas samazina finanšu un darbības rezultātu apjomu, kas vadībai jāskatās.
- Tas palīdz zemākajam un padotajam personālam īstenot savas idejas, lai sasniegtu vēlamo mērķi.
Trūkumi
- Tas ir balstīts uz iepriekšējiem rezultātiem, ar kuriem tiek salīdzināti pašreizējie dati. Attiecīgi, ja iepriekšējie dati nav pareizi, pašreizējo lēmumu pieņemšanā var būt problēmas.
- Tam nepieciešama detalizēta pētījumu, novērojumu un pārskatu sniegšanas sistēma, tāpēc tam ir nepieciešams finanšu analītiķis, kurš sastāda kopsavilkumus un ziņojumus un iepazīstina tos ar vadību un tāpēc prasa papildu darbaspēku.
- Sistēma nebrīdinās, līdz rodas problēma, ti, tā darbojas kā koriģējoša, nevis preventīva.
- Tas nevar izmērīt cilvēka uzvedību. Tāpēc dažreiz grūti īstenot.
Secinājums
Vadība pēc izņēmuma ir vadības stratēģija, kas prasa, lai vadība nodrošinātu tās iesaistīšanos tikai gadījumā, ja ir reģistrētas novirzes no noteiktā standarta, normām un etaloniem. Tas arī netieši palīdz uzlabot darbinieku morāli, jo viņi kļūst par daļu no lēmumu pieņemšanas un problēmu risināšanas, ar ko citādi būtu nodarbojušies vadītāja līmeņa darbinieki, kas netieši dod darbiniekiem autoritātes un atbildības sajūtu.
