Excel formulu problēmu novēršana
Mēs visi strādājam ar Excel, un tā ir formula. Vienmēr mēdz būt dažas kļūdas vai negaidīti rezultāti, kas saistīti ar formulu, kuru izmantojam programmā Excel. Dažreiz mēs varam saņemt kļūdas, piemēram, # N / A, #VALUE! Dažreiz mēs varam vēlēties datumu, bet rezultātā iegūt skaitļus. Vai dažreiz mēs izmantojam formulu, bet tā nav rezultātu aprēķināšana visās lapas šūnās. Lai izvairītos no šādas situācijas, mēs novēršam šīs Excel formulas.
Visos šajos gadījumos jums būs formulas kļūdas. Kļūdas / kļūdas atrašana Excel formulā dažreiz ir garlaicīgs darbs, kas var radīt gan daudz laika, gan naudas (Tā kā jūs, iespējams, būsiet neproduktīvs, kamēr formulas kļūda netiks novērsta, ja strādājat organizācijā un ideālā gadījumā sēdējat dīkstāvē, kas rada zaudējumus naudas organizēšanai).
Tomēr ir daži kontrolpunkti; jūs zināt to pašu, ko visur pasaulē? Ja sekojat šīm metodēm, dažas no formulas kļūdām var novērst. Šādus kontrolpunktus mēs saucam par formulu problēmu novēršanas metodēm. Šajā rakstā mēs jums liksim iepazīties ar dažām visizplatītākajām Excel formulu kļūdām un to novēršanu, lai novērstu kļūdas.
Kā novērst Excel formulas?
Tālāk ir sniegti dažādi veidi, kā novērst Excel formulu.
# 1 - kļūdas vērtības # N / A problēmu novēršana
Šāda veida formulu kļūdas ir tik izplatītas. Es domāju, atcerieties, cik reizes jums radās kļūda # N / A, strādājot pie jebkuras Excel formulas? Daudzas reizes, jā? Mēs redzēsim, kā to var novērst. Katra no kļūdām pati par sevi sniedz norādi / mājienu par to, kā to novērst. Skatiet tālāk norādītās darbības.
1. solis
Ja tiek parādīta kļūda Nr. N / A, kas, visticamāk, rodas meklēšanas formulu, piemēram, VLOOKUP, HLOOKUP utt. Tagad, ja redzat zemāk redzamo ekrānuzņēmumu, man ir līdzi dati par vārdu, vecumu un algu. Izmantojot šos datus, es cenšos noskaidrot, kāda varētu būt informācija par vārdu “Sonal”. Tā kā faktiskajos datos, kur es meklēju vērtību augšup, nav Sonal informācijas, mēs saņemsim kļūdu # N / A. Skatiet zemāk redzamo ekrānuzņēmumu:
2. solis
Jūs varat novērst šo kļūdu, apvienojot IFERROR programmā Excel noteiktā formulā un pievienojot jauku ziņojumu # N / A vietā. Skatiet zemāk redzamo ekrānuzņēmumu:
IFERROR ļauj jums pievienot tekstu ikreiz, kad ir notikusi kļūda.
# 2 - Loģisko formulu problēmu novēršana
Jums programmā Excel ir jāizmanto dažas loģiskās formulas, piemēram, IF (). Šī formula pārbauda loģisko nosacījumu un dod jebkuru no diviem rezultātiem (kas saistīti ar loģiskā testa vērtību True un False). Ir ļoti svarīgi definēt šādu formulu loģiku; pretējā gadījumā tie dos jums negaidītus rezultātus.
Pieņemsim, ka mums ir dati, kā parādīts zemāk, kas nodrošina kopējo pārdošanu par 2018. gadu, kā arī uz 2019. gadu.
Mēs vēlētos pārbaudīt, vai 2019. gadā pārdošana pieaug vai samazinās, izmantojot nosacījuma IF paziņojumu.
Mēs esam izmēģinājuši nosacīto IF un ieguvuši rezultātu, kā parādīts zemāk esošajā ekrānuzņēmumā:
Jūs varat redzēt zem šūnas A5; mēs iegūstam rezultātu kā “Sales Up”. Tomēr vai tas ir pareizi? Mēs joprojām varam redzēt, ka 2019. gada pārdošanas apjomi ir mazāki nekā 2018. gadā. Kur mēs, iespējams, pieļāvām kļūdu?
Šeit kļūst ļoti svarīgi novērtēt savu formulu. Pārbaudīsim to pa vienam.
Loģiskais nosacījums - B3 <B2 (Pārdošana 2019. gadam <Pārdošana 2018. gadam) - Loģiskais nosacījums kā izlaidi norāda PATIESU.
Tāpēc, ja nosacījums ir PATIESA, mums produkcija jānorāda kā “Pārdošana uz leju”, nevis “Pārdošana uz augšu”, un, ja nosacījums ir FALSE, mums vajadzētu iegūt “Pārdošana uz augšu”.
Tas, ko mēs varam darīt, ir tas, ka zem loģiskā paziņojuma mēs varam apmainīties ar value_if_true un value_if_false un novērst šo kļūdu.
Skatiet zemāk redzamo ekrānuzņēmumu:
Tagad mēs iegūstam rezultātu, kā paredzēts. Tādēļ jūs varat arī novērst maldinošos rezultātus, ko sniedz formula, veicot formulas pakāpenisku novērtēšanu. Ir nepieciešams novērtēt ievadīto formulu, lai iegūtu rezultātus, kā paredzēts.
# 3 - vai tas ir numurs vai datums, vai nav abi?
Pieņemsim, ka mēs cenšamies pievienot dažas pārdošanas vērtības zem B2 un B3 lapas attiecīgi 2018. un 2019. gadam.
Tomēr, tiklīdz mēs ierakstām vērtības, tās tiek atspoguļotas kā datuma vērtības.
Kāpēc tam jānotiek? Vai Excel ir kļuvis traks? Vai tā nespēj identificēt to, ko es cenšos papildināt?
Nu, tas tikko notika, jo šūnas formāts diemžēl ir iestatīts uz datumiem.
Jūs varat pārvietoties uz šūnas formātu, un nolaižamās izvēlnes sarakstā datuma vietā mēs varam izvēlēties vispārīgu, lai iegūtu vēlamo rezultātu.
Tiklīdz iestatāt šūnu skaitļa formātu kā vispārīgu, jūs varat redzēt, ka datumi tiek pārvērsti skaitļos, kurus jūs ideāli gaidījāt.
To var izdarīt otrādi. Tas nozīmē, ka vēlaties datumus, bet tie tiek saglabāti kā skaitļi. Šūnu numura formatējumu var mainīt no skaitļiem uz Datums.
# 4 - Ko darīt, ja formula netiek pārrēķināta
Ko darīt, ja jūs velkat formulu pāri rindām un sagaidāt, ka Excel veiks pats aprēķinus, bet nesaņemsit atjaunināto atbildi dažādās šūnās? Mēs ņemsim piemēru tam.
Mums ir pārdošanas un starpības vērtības 2018. un 2019. gadam, kā parādīts zemāk esošajā attēlā:
Mēs vēlējāmies uztvert Margin%, kuru var formulēt kā Margin / Sales (Margin padalīts ar Sales). Veiksim šo aprēķinu šūnā D2.
Mēs varam redzēt, ka 0,82% vai gandrīz 1% starpība, ko mēs veidojam 2018. gadam. Tagad velciet to pašu formulu pāri D3.
Tā kā Excel ir gudrs un universāls, mēs sagaidām, ka tas apsvērs modeli un uzzinās Margin% 2019. gadam.
Tomēr Excel nespēja sniegt jums precīzu atbildi. Skatiet, atbilde ir tāda pati kā 2018. gadam. Tas notiek tāpēc, ka sadaļā Formula jums ir jāiestata aprēķina opcijas uz Manuāli.
Mainiet aprēķina opciju no manuālas uz automātisku, un jūs varēsiet iegūt precīzās maržas% vērtību 2019. gadam.
Šādi mēs varam novērst Excel formulas, kā arī dažas no iepriekš definētajām funkcijām.
Atceramās lietas
- Ne katra kļūda rada traucējumus. Programmā Excel lielākoties pati kļūda sniedz jums informāciju par formulas nepareizo darbību (atcerieties # N / A)?
- Formulas un funkciju problēmu novēršana var ilgt dažas minūtes, kā arī visu dienu, un tā joprojām netiek atrisināta. Mēs tikko izmēģinājām dažus no izplatītākajiem jautājumiem un to, kā tos novērst programmā Excel. Jums var rasties vēl dažas problēmas.
- Šādas pakāpeniskas problēmu novēršanas nav, jo tās ir “kā tādas”.
