Audita taka Nozīme
Revīzijas izsekošana ir sistemātisks ieraksts, lai izsekotu finanšu datu avotu, un sniedz hronoloģiskus, dokumentālus pierādījumus par virkni darbību, un tāpēc to izmanto, lai pārbaudītu datu pareizību un izsekotu darījumus.
Tas atbild uz trim pamatjautājumiem -
- Kāds bija notikums?
- Kas ir uzsācis / iniciējis pasākumu?
- Notikuma datums un laiks?
Audita taku piemēri
Zemāk ir daži piemēri.
1. piemērs
Kāda būtu revīzijas izsekošana kastes pirkšanas darījumam?
Risinājums -
To veidos kvīts, kurā būs sīkāka informācija par skaidru naudu, kas samaksāta apmaiņā pret kartona kārbu, darījuma datums un vieta, no kuras tā tiek iegādāta.
2. piemērs
Uzņēmums vēlas iegādāties klēpjdatoru darbiniekiem. Kas viss tiktu iekļauts revīzijas pierakstā?
Risinājums -
Finanšu komanda ģenerēs pirkuma pasūtījumu, lai autorizētu pirkumu. Veikalā, no kura tiek iegādāts klēpjdators, tiks izsniegts rēķins ar informāciju par pārdošanas datumu, summu un iegādātās preces aprakstu. Visi šie dokumenti sastāvēs no revīzijas liecības.
Priekšrocības
Dažādi lietotāji to izmanto atšķirīgi, atkarībā no prasībām. Zemāk ir šīs takas būtiskās priekšrocības:
- Atbildība: tā nosaka atbildību lietotāju darbību ziņā. Tas novērš nepareizas informācijas ievadīšanu vai nesankcionētu piekļuvi informācijai. Turklāt tiek reģistrēta katra lietotāja darbība, kas palīdz izsekot attiecīgajām izmaiņām / modifikācijām sistēmā.
- Notikumu rekonstrukcija: tā var atdzīvināt visu informāciju un izsekot pamatinformāciju par notikumu, kurš, kad un ko. Tas palīdz atklāt avota problēmas un novērst tās pašas, lai novērstu turpmākas parādības.
- Ielaušanās noteikšana: tā palīdz identificēt nesankcionētu piekļuvi. Daudzi noteikumi ir noteikuši to par obligātu datu konfidencialitātes saglabāšanai. Tas attiecas uz intelektuālā īpašuma, finanšu uzskaites, personiskās informācijas uc aizsardzību.
- Problēmu identificēšana: izmantojot reāllaika uzraudzību, revīzijas žurnālos tiek identificētas problēmas, kas norāda uz darbības problēmām, neparastas vai aizdomīgas darbības vai sistēmas kļūdas.
- Novērst krāpšanu - ja tiek uzturēti atbilstoši ieraksti, ir viegli atklāt neatbilstību. Turklāt, tā kā lietotāji zina, ka darījumi ir reģistrēti un izsekojami, iespējams, viņi nemēģinās veikt šādas darbības.
- Palīdz revīzijās - lielākajai daļai uzņēmumu revīzija ir obligāta. Kad katra darījuma uzskaite tiek uzturēta pareizi, auditoriem kļūst viegli noteikt derīgumu. Tas padara revīzijas laiku un rentablu. Tas arī palīdz auditoriem paļauties uz uzņēmuma iekšējo kontroli un palīdz izlemt par revīzijas apjomu.
- Kļūdu identificēšana un labošana - tā sniedz visaptverošu un viegli pieejamu informāciju, kuru var viegli pārbaudīt, lai uzzinātu kļūdas, ja tādas ir. Tā kā tā izseko visu, kļūdu var uzreiz labot un tiek ietaupīts laiks, kad vairāki cilvēki kļūdu novērš vairākas reizes.
- Regulatīvo standartu ievērošana - lai ievērotu normatīvo standartu, ir svarīgi saglabāt revīzijas liecības. Tas palīdz izprast darījumu būtību, kad tie ir nepieciešami juridiskiem mērķiem.
- Aizdevuma dokumenti - pirms aizdevumu izsniegšanas uzņēmumam aizdevējiem ir nepieciešami daži ieņēmumu un naudas plūsmu pierādījumi. Šī taka glabā detalizētu darījumu uzskaiti, kas var palīdzēt nodrošināt nepieciešamos dokumentus.
Ierobežojumi
- Izaicinājums saglabāt revīzijas liecības, tostarp piekļuves un glabāšanas vietu
- Datu žurnāli var būt smagi, kas palielina uzglabāšanas izmaksas.
- Dažreiz kļūst grūti panākt līdzsvaru starp datu aizsardzību un darbības veiktspēju.
- Datu zaudēšana nepareizas izmantošanas dēļ var maksāt daudz, tieši kaitējot peļņai un reputācijai vai tiesvedībai.
Secinājums
- Informācija par revīzijas liecībām jāuzglabā drošā vietā
- Būtu jāveic savlaicīga un regulāra šīs takas dublēšana
- Būtu jāsavāc tikai noderīga informācija, lai izvairītos no lielām uzglabāšanas izmaksām
- Revīzijas žurnāli regulāri jāpārskata
- Sistēmas lietotājiem būtu jāzina revīzijas pieraksti, lai nodrošinātu taku pieejamību
