Kas ir trīsvirzienu saskaņošana?
Trīsceļu saskaņošana ir jēdziens, ar kura palīdzību neautorizētus pirkuma darījumus var izsekot, veicot trīspārbaudi, proti, saņemot pasūtījuma (pirkuma pasūtījuma) apstiprinājumu, pasūtījuma saņemšanu un informācijas veidā sagatavota rēķina derīgumu. no dažādiem departamentiem, lai novērstu neatļautus darījumus un uzlabotu iekšējo kontroli.
Paskaidrojums
Lielas organizācijas iegādājas krājumus, ievērojot standarta darbības kārtību atbilstoši organizācijas politikai. Tādējādi dubultā kontrole ir nepieciešama, lai ierobežotu neautorizētus darījumus. Tas ir kontroles pasākums, lai atļautu derīgus darījumus. Trīsvirzienu procedūrā lielākoties pirkumus kontrolē, izmantojot savstarpēju pārbaudi. Ja kādā posmā ir kļūda, summu nevar ņemt pret rēķinu, kamēr kļūda nav novērsta, saņemot apstiprinājumu vai pārskatītu rēķinu no piegādātāja. Tā ir arī viena no riska pārvaldības metodēm, jo ir jākontrolē maksājums nepiederošām personām vai pret viltotiem rēķiniem. Dažreiz tā kļūst par ilgstošu procedūru, taču tas ir visefektīvākais riska pārvaldīšanas veids.
Trīsceļu saskaņošanas process
- Standarta darbības procedūra pirkšanai ietver pasūtīšanu, kad krājumi sasniedz pasūtījuma līmeni, piedāvājuma saņemšanu, piedāvājumu apstrādi iepirkuma nodaļai un pēc kura iepirkuma nodaļa izlems, kurš no piegādātājiem jāpērk, pamatojoties uz cenu, kvalitāti un reputāciju piegādātāja piegādi un pēc tam pirkuma pasūtījuma izdošanu.
- Pamatojoties uz pirkuma pasūtījumu, jāveic pirkumi. Pēc pirkuma pasūtījuma saņemšanas krājumu pārvaldības departamentam jāizsniedz kvīts pasūtījums, un pēc tam pirkuma nodaļai jānosūta rēķins grāmatvedības nodaļai, lai veiktu tā uzskaiti.
- Pēc tam rēķins tiek izsniegts autorizācijai un pēc tam kasierim vai kases nodaļai, lai samaksātu piegādātājam.
Šeit pirms maksājuma autorizācijas maksājumā iesaistītā persona izmantos trīspusēju saskaņošanas procesu.
Trīsceļu saskaņošanas process ietver:
# 1 - Pirkuma pasūtījuma pārbaude
Pirkuma pasūtījums jāpārbauda pirkšanas nodaļā, lai pārbaudītu piegādātāja vārdu, datumu, daudzumu, adresi, informāciju par maksājumu un summu.
# 2 - pasūtījuma saņemšanas pārbaude
Pēc pirkuma pasūtījuma pārbaudes kases nodaļa no inventarizācijas nodaļas pārbaudīs pasūtījuma saņemšanu, lai saskaņotu preču daudzumu atbilstoši rēķinam un saņemto inventāra nodaļā.
# 3 - Pārbaude no kontu departamenta
Pēc pārbaudes no uzskaites nodaļas grāmatvedībā jāpārbauda ieraksts, lai pārbaudītu grāmatās ierakstīto daudzumu un daudzumu.
Ja rēķins atbilst visām trim verifikācijas darbībām, tiek atļauts apstiprināt tikai maksājumu, un rēķins tiek inkasēts.
Trīsceļu saskaņošanas piemērs
SIA “Iepirkumu departaments” izdod pasūtījumu iegādāties 3000 vienību akcijas no “ABC & Co.”, Meksika, un gabala cena ir 100 USD. Pasūtījums tiek veikts. Pasūtījuma saņemšana tika veikta, taču liela daudzuma dēļ noliktavas glabātājs pasūtījuma saņemšanas laikā nepārbaudīja. Tomēr pēc pārbaudes tika konstatēts, ka tika saņemti tikai 2850 gabali, un rēķins tiek nodots kontu nodaļai, lai grāmatvedības un kontu nodaļa to tālāk nodotu inkasācijai kases nodaļai. Nosakiet trīsvirzienu verifikācijas kārtību?
Risinājums:
Pirms apstiprināt rēķinu apmaksai, personai jāizmanto šāda procedūra:
1. Pārbaude no Iepirkumu departamenta:
Pirkuma pasūtījums jāpārbauda, vai pasūtījums ir veikts atbilstoši pirkuma pasūtījumam. Šajā gadījumā tiek saskaņots pirmais trīsvirzienu saskaņošanas posms, ti, pasūtījums tiek veikts atbilstoši pirkuma pasūtījumam.
2. Pārbaude no Inventarizācijas departamenta:
Pilnvarotā persona apkopos skaitļus no inventarizācijas nodaļas. Šajā gadījumā tiek saņemti tikai 2850 krājumi, tāpēc rēķinu nevar atļaut apmaksāt. Pilnvarotā persona uzdod inventarizācijas nodaļai labot piegādātāja rēķinu.
Pēc tam inventāra nodaļa sazināsies ar ABC & Co pilnvaroto personu par pārskatītā rēķina izsniegšanu. Pēc pārskatītā rēķina saņemšanas tas pats jādod kontu nodaļā, lai veiktu labojumus.
3. Pārbaude no kontu departamenta vai grāmatvedības dokumentiem:
Pēc piegādātāja pārskatītā rēķina apstiprināšanas pilnvarotajai personai tas jāpārbauda ar grāmatvedības uzskaiti, un visbeidzot, galu galā, veicot darbības un konformācijas, pilnvarotā persona apstiprinās rēķinu apmaksai.
Tādā veidā īso kvīti identificē un izlabo.
Trīsceļu saskaņošanas izmantošana
- Trīsceļi, saskaņošanas process tiek izmantots lielās organizācijās.
- To lieto arī gadījumos, kad dažādi departamenti strādā ar dažādām funkcijām.
- To lieto, ja organizācija nodarbojas ar vairāku produktu ražošanu.
- To izmanto, ja pienākumi tiek uzticēti jaunieceltiem darbiniekiem.
- To lieto, ja lielākā daļa maksājumu tiek veikti skaidrā naudā.
- To lieto arī gadījumos, kad ir iesaistīts personāla nekvalificēts personāls.
Priekšrocības
Dažādas priekšrocības ir šādas:
- Tas nodrošina, ka maksājums tiek veikts pareizajai personai pret derīgu rēķinu un saņemto krājumu vērtību.
- Tas nodrošina pareizu kontroli organizācijā.
- Tas samazina vai ierobežo neautorizētus maksājumus.
- Izmantojot trīs veidu naudas salīdzināšanu, tiek kontrolēta naudas piesavināšanās.
- Trīsceļu saskaņošanas procesā kļūdas var viegli noteikt.
- Tas nodrošina, ka viens un tas pats rēķins netiek apmaksāts vairākas reizes.
- Process veicina personāla atbildību.
- Izmantojot trīsvirzienu procesu, informācija jāpārbauda; tādējādi tā kļūst precīza informācija un to var izmantot turpmāko lēmumu pieņemšanai.
Trūkumi
Dažādi trūkumi ir šādi:
- Trīsceļu saskaņošana ietver vairākkārtēju pārbaudi un dažādu dokumentu savākšanu; līdz ar to process ir ilgs un laikietilpīgs.
- Ilgstoša procesa dēļ un tā kavēto maksājumu dēļ varētu būt novēloti maksājumi un soda sankcijas.
- Piegādātāja attiecības var tikt sabojātas novēlotu maksājumu dēļ.
- Atlaides priekšlaicīgiem maksājumiem nevar tikt izmantotas ilgstošo procedūru dēļ.
Secinājums
Trīsceļu saskaņošana ir procedūra, lai kontrolētu kreditoru parādus, ar kuru palīdzību pārbauda kreditoru trīs posmus. Šeit, veicot pirkumu pirmajā posmā, ir jāpārbauda pasūtījums, pēc tam jāapkopo un jāpārbauda skaitļi no inventarizācijas nodaļas un, visbeidzot, tas jāpārbauda no grāmatvedības ierakstiem. Pēc verifikācijas visos trīs līmeņos autorizētājs apstiprina rēķinu apmaksai. Tomēr šī procedūra ir ilga. Tāpēc tas ir laikietilpīgs, un tajā pašā laikā atlaides priekšlaicīgiem maksājumiem nevar tikt izmantotas ilgo procedūru dēļ.
