Kas ir grāmatvedības sistēma?
Grāmatvedības sistēma ir sistēma, ko uzņēmumi ievieš, lai reģistrētu finanšu informāciju, tostarp ienākumus, izdevumus un citus grāmatvedības darījumus, un tā darbojas kā svarīgs rīks, kas uzrauga un izseko uzņēmuma darbību un nodrošina netraucētu uzņēmējdarbības norisi.
Iespējas
Tālāk ir norādītas funkcijas, kurām jābūt grāmatvedības sistēmai.
# 1 - Uzticamība
Sagatavotajai informācijai jābūt uzticamai. Tā ir būtiska iezīme. Ja šajā sistēmā ievadītie dati nav autentiski, tad arī rezultāti nav uzticami. Tāpēc nebūs iespējams pareizi novērtēt uzņēmuma perspektīvas, ja tas nav ticami.
# 2 - viegli saprotams
Tam nevajadzētu ietvert sarežģītas formulas, un tam jābūt viegli vadāmam. Ja tas ir sarežģīts, grāmatvedis, kurš ar to rīkosies, var sajaukt un pieļaut kļūdas. Būtu skaidri jāsaprot, kur tieši darījums notiek un kādu ietekmi darījums atstās finanšu pārskatos.
# 3 - salīdzināmība
Vienas grāmatvedības sistēmas sagatavotajiem finanšu pārskatiem jābūt līdzīgiem citu grāmatvedības sistēmu sagatavotajiem pārskatiem, kā rezultātā tiek iegūts “ābolu un ābola salīdzinājums”. Aprēķina metodoloģijai jāatbilst nozares standartiem, lai masas varētu saprast finanšu pārskatus.
# 4 - jaunākā programmatūra
Šai sistēmai jāspēj automātiski attīstīties ar arvien pieaugošo finanšu pasauli. Tāpēc jāizmanto jaunākā programmatūra, kas tiek automātiski atjaunināta. Mūsdienu pasaulē viss notiek automatizēti, tāpēc šai sistēmai vajadzētu būt iespējai tam pielāgoties.
# 5 - viegli lietojams
Grāmatvedības sistēmām jābūt viegli lietojamām; nevajadzētu būt tā, ka darbiniekam ir jāiziet stingra apmācība, lai saprastu sistēmu. Kad tas ir viegli saprotams visiem, tad tikai ikviens var dot idejas jaunināšanai. Diagrammām un paziņojumiem jābūt viegli ģenerējamiem.
Grāmatvedības sistēmas veidi
Tie ir divu veidu -
# 1 - Vienreizējs ieraksts
Tas ir neformāls veids, kā saglabāt finanšu darījumu uzskaiti. Šeit atsevišķi konti netiek atvērti. Tiek reģistrēti tikai izdevumi un ienākumi, kad notiek. Tāpēc nav iespējams sagatavot diagrammas un citus finanšu pārskatus no vienas ieraksta sistēmas. Vienreizēju ierakstu pārsvarā uztur mazie uzņēmumi, jo viņiem nav kompetences sekot jaunākajām sistēmām, un iestādes to nepieņem nodokļu ziņošanai.
# 2 - dubultā ieraksts
Double Entry ir precīzs, un to izmanto visas lielākās organizācijas visā pasaulē. Šeit darījumi tiek apvienoti atsevišķos kontos, un katram darījumam ir divas daļas, kas ietekmē dažādus kontus. Tāpēc ir viegli atrast kļūdas, jo katram darījumam ir divas kājas, tāpēc var gadīties, ka otra daļa ir pareiza, un revidents no tā saņem sprūdu.
Kā tas darbojas?
1. solis: Ikreiz, kad notiek kāds darījums, piemēram, pārdošana, pirkšana, izdevumi vai jebkāda veida darījums, tad šis darījums tiek reģistrēts atbilstošos žurnālos. Tātad tas ir pirmais ieraksts, ko veicat šajā sistēmā.
2. solis: Tā kā visas grāmatvedības sistēmas tagad ir datorizētas, vienmēr, kad ievietojat žurnālu, tiek veikts attiecīgais ieraksts pareizā konta virsgrāmatā.
3. solis: Perioda beigās tā aprēķina katras virsgrāmatas atlikumu un attiecīgi sagatavo finanšu pārskatus, piemēram, bilanci, naudas plūsmas utt.
Grāmatvedības sistēmas piemēri
Katram biznesam ir sava veida sistēmas, kas paredzētas sava mērķa sasniegšanai.
1. piemērs - mazumtirdzniecības bizness
Mazumtirgotāji nodarbojas ar preču pirkšanu un pārdošanu. Tāpēc viņu grāmatvedības sistēmai jābūt koncentrētai uz krājumu līmeni un to, cik lielu atlaidi viņi saņem vai dod. Tātad visai sistēmai vajadzētu būt balstītai uz dažādiem produktiem un to, cik maksājams vai saņemams. Tam vajadzētu palīdzēt ar tādiem rādītājiem kā bruto peļņas norma, tīrā peļņa un citi pasākumi, kas viņiem nepieciešami viņu darbībai.
2. piemērs - darbuzņēmējs
Vissvarīgākais faktors būvniecībā ir materiālu izmaksas. Tāpēc šī sistēma būtu vairāk jāizstrādā par dažādiem izejvielu izejvielu veidiem. Sistēmai jāspēj izmest dažādas attiecības, kas parāda izmaksu kustību.
Komponenti
Grāmatvedības sistēmā ir četras sastāvdaļas. Komponenti ir posmi, kas palīdz darījumam no reģistrēšanas līdz pēdējai piegādei.
# 1 - ievades ierīces
Tie ir rīki, kas palīdz reģistrēt darījumu šajā sistēmā. Galvenās ievades ierīces ir tastatūras, balss palīgu ierakstītāji, svītru kodi, skeneri utt. Tātad ar iepriekš minēto ierīču palīdzību mēs sistēmā ievadām vienu darījumu.
# 2 - procesors
Pēc informācijas ievietošanas sistēma paņem datus un pēc nepieciešamības novirza tos pareizajā virsgrāmatā, žurnālā vai citās diagrammās. Šo darbību sauc par informācijas apstrādi.
# 3 - uzglabāšana
Kad dati ir novirzīti uz konkrētu virsgrāmatu, šai sistēmai dati tajā jāglabā. Tātad, lai veiktu šo uzdevumu, sistēmai būs nepieciešama krātuvju palīdzība.
# 4 - izeja
Kad informācija ir sakārtota un sagatavoti galīgie pārskati, šai sistēmai būs nepieciešamas ierīces, kas palīdzēs iegūt informāciju. Tātad šis process tiek veikts ar monitora, printera, projektora vai citu ierīču palīdzību.
Ieguvumi
- Sistemātiska finanšu darījumu uzskaite palīdz sagatavot diagrammas un citus rezultātus, kas noder ekonomisku lēmumu pieņemšanai.
- Tas palīdz identificēt krāpšanos grāmatvedībā un izlaidumus.
- Sagatavotie finanšu pārskati palīdz nodokļu jomā un citos revīzijas nolūkos.
Secinājums
Grāmatvedības sistēma palīdz sistemātiski reģistrēt finanšu darījumus. Tas ir nepieciešams finanšu pārskatu sagatavošanai, ko iestādes izmanto nodokļu vajadzībām un ieguldītāji, lai pieņemtu pamatotus lēmumus. Attiecības un diagrammas ir viegli aprēķināmas, izmantojot pareizu sistēmu.
